Software veterinar
local, complet, al tau.

VetIM Manager Cabinet Medical este o aplicatie desktop pentru gestionarea completa a unui cabinet veterinar individual. Ruleaza exclusiv local, pe un singur calculator Windows, fara internet si fara server extern. Toate datele raman pe calculatorul cabinetului.

Ce face aplicatia

• Gestioneaza dosarele clientilor si fisele medicale ale animalelor
• Inregistreaza consultatii in format SOAP (Subiectiv, Obiectiv, Evaluare, Plan)
• Urmareste vaccinarile si deparazitarile cu rappeluri automate
• Emite facturi, chitante si exporta in format e-Factura (ANAF)
• Gestioneaza stocurile de produse si medicamente
• Trimite remindere prin WhatsApp sau email
• Gestioneaza ferme, turme si animale de productie (modul optional)
• Genereaza rapoarte de activitate si financiare

Prima pornire

La prima rulare, aplicatia afiseaza un wizard de configurare unde completezi: Numele cabinetului (obligatoriu), Numele medicului veterinar (obligatoriu), CUI/CIF (optional — apare pe facturi), Telefon si adresa (optionale). Aceste date pot fi modificate oricand din Setari → Date cabinet.

Autentificarea zilnica

La fiecare pornire, aplicatia cere un cod de acces numeric. Codul implicit este 112233. Schimba-l imediat din Setari → Securitate.

• Codul gresit de 5 ori consecutiv blocheaza aplicatia 15 minute.
• Sesiunea expira automat dupa 30 de minute de inactivitate. Aplicatia revine la ecranul de autentificare fara a pierde date nesalvate.

Licentiere

• Trial (proba): 60 de zile de la prima instalare — functionalitate completa.
• Activat: Introdu codul primit de la furnizor in ecranul de activare.

Aplicatia suporta patru roluri predefinite. Un utilizator poate fi creat si gestionat din Setari → Utilizatori.

Rol	Acces principal
administrator	Acces complet: setari, utilizatori, backup, stergeri
medic	Consultatii, pacienti, calendar, inventar, rapoarte
receptie	Clienti, animale, calendar, remindere, vizualizare facturi
contabil	Finante, rapoarte financiare, inventar (vizualizare)

Schimbarea parolei

La prima autentificare cu un cont nou, aplicatia obliga schimbarea parolei implicite. Parola minima: 8 caractere. O poti schimba oricand apasand avatarul (cercul cu initialele) din coltul dreapta-sus.

Dashboard-ul se deschide automat dupa autentificare si ofera o privire de ansamblu asupra activitatii cabinetului.

Carduri statistice principale

• Numar total clienti inregistrati
• Numar total pacienti (animale) inregistrati
• Programari viitoare (de azi in colo)
• Alerte stoc (produse sub pragul minim — apasa pe card pentru detalii)

Grafice si comparatii

• Comparativ lunar: Venituri si programari luna curenta vs. luna precedenta, cu procent de variatie.
• Grafic venituri: Bara ultimelor 6 luni. Luna curenta este evidentiata.

Agenda de azi

Toate programarile din ziua curenta cu statusul fiecareia, ora si motivul vizitei. Daca este activat modulul Ferme, apar si deplasarile si vaccinarile planificate pentru fermele din ziua respectiva.

Tratamente preventive scadente

Animale cu vaccin, deparazitare sau control programat in urmatoarele 14 zile.

Sectiunea Pacienti urmeaza o ierarhie in trei niveluri: Client → Animal → Fisa medicala.

5.1 Gestionarea clientilor

Adaugare client: Apasa butonul + Client nou. Campuri: Nume (obligatoriu), Telefon, Email, Adresa, CUI/CIF, Note interne.

Cautare: Scrie direct in campul de cautare — functioneaza dupa nume si telefon. Bara globala din header cauta simultan in clienti, animale, facturi, produse si ferme.

5.2 Gestionarea animalelor (pacientilor)

Campuri: Nume si specie (obligatorii), Rasa, Gen, Data nastere, Microcip, Fotografie, Note.

Specii recunoscute: caine, pisica, pasari, iepure, rozatoare, reptile si altele.

Tab: Consultatii (SOAP)

Lista tuturor consultatiilor in ordine cronologica inversa. Formularul de consultatie este structurat SOAP:

• S — Subiectiv: Ce declara proprietarul (simptome, evolutie)
• O — Obiectiv: Constatarile medicului (greutate, temperatura, ALT, AST, creatinina, glucoza)
• A — Evaluare: Diagnosticul sau suspiciunea diagnostica
• P — Plan: Tratament, reteta, indicatii, data urmatoarei vizite

Asistenta AI (Groq): Daca este configurat un API key Groq, poti apasa butonul microfon pentru dictare vocala. Exista si buton de sugestie AI care propune evaluare si plan pe baza campurilor S si O.

Template-uri SOAP: Poti salva consultatii frecvente ca template si le refolosesti din formularul de consultatie.

Tab: Tratamente preventive

Vaccinuri, deparazitari si preventie. Selectezi un protocol predefinit (ex: DHPPL adult, RCP pisica) sau introduci manual. Data rappelului se calculeaza automat.

Tipuri disponibile: Vaccin, Deparazitare, Preventie generala.

Tab: Atasamente

PDF, imagini (JPG, PNG), documente Word/Excel la dosarul animalului sau la o consultatie specifica. Apasa atasamentul pentru a-l deschide in aplicatia implicita a sistemului.

Tab: Evolutie clinica

Grafice automate din datele consultatiilor: Greutate, Temperatura (cu intervalul de referinta normal), Biochimice (ALT, AST, creatinina, glucoza cu intervale de referinta). Punctele rosii indica valori aberante.

Export documente

• Fisa consultatie (PDF — salvat pe Desktop)
• Reteta veterinara (PDF)
• Bon de lucru

Vizualizari

Calendarul ofera trei moduri: Luna, Saptamana (cu orele zilei), Zi (program detaliat). Navigheaza cu sagetile din header sau apasa Azi pentru a reveni la data curenta.

Adaugare programare

Varianta rapida: Butonul verde din sidebar. Din calendar: Apasa pe un slot de timp din vizualizarea saptamana/zi.

Campuri: Animal (alegi din lista sau creezi pe loc), Data si ora, Medic responsabil, Motiv/observatii, Status.

Statusuri (culori distincte pe calendar)

Status	Culoare
Programat	Gri
Sosit	Portocaliu
In consultatie	Albastru
Finalizat	Verde
Absent	Rosu

Lista produselor

Fiecare produs are: Denumire, Cantitate curenta si unitate de masura, Prag minim de alerta, Pret de achizitie si vanzare, Numar lot si data expirare.

Alertele de stoc

Produsele cu cantitate ≤ pragul minim apar:

• Ca badge pe iconul Inventar din sidebar
• Ca alerta in header (rosu)
• Pe Dashboard → cardul Alerte stoc

Legatura cu facturarea

Produsele din inventar pot fi adaugate ca linii pe o factura. La emiterea facturii, stocul NU se scade automat — ajustarea stocului se face manual.

Statusuri factura

• Draft — in lucru, neemisa
• Emisa — transmisa clientului
• Platita — achitata

Crearea unei facturi

1. Client — alegi din lista existenta
2. Data — implicit azi
3. Serie si numar — configurate din Setari → Facturare (ex: LV-001)
4. Metoda de plata: numerar, card, transfer bancar, altele
5. Linii factura: descriere sau serviciu din lista, cantitate, pret unitar, cota TVA
6. Note interne sau pentru client

Servicii predefinite: Configurezi din Setari → Servicii lista de preturi standard. La facturare le alegi din dropdown si pretul se completeaza automat.

Exporturi

• PDF factura — salvat pe Desktop
• PDF chitanta — pentru plati cash
• XML e-Factura — format UBL 2.1 pentru ANAF

e-Factura (ANAF)

Configurezi certificatul digital din Setari → e-Factura. Dintr-o factura emisa poti: genera XML-ul UBL 2.1, trimite direct la ANAF SPV, verifica statusul transmiterii.

Chitante independente

Poti emite chitante si fara o factura asociata. Apasa + Chitanta noua din tab-ul Chitante.

Tipuri de remindere

Tip	Declansator
Reminder programare	Animale cu programare viitoare
Reminder follow-up	Data urmatoarei vizite setata in consultatie
Reminder tratament preventiv	Rappel in termen de 14–30 zile
Reprogramare	Animale cu programari ratate (status “Absent”)

Trimiterea unui mesaj

1. Selectezi tab-ul corespunzator tipului de reminder
2. Lista afiseaza toti clientii eligibili cu datele relevante
3. Apesi WhatsApp — se deschide WhatsApp Web/mobil cu mesajul pre-completat
4. Apesi Email — daca SMTP-ul e configurat, se trimite automat

Template-uri mesaje

Mesajele folosesc variabile: [ANIMAL], [PROPRIETAR], [DATA], [CABINET]. Modifici template-urile din Setari → Mesaje si remindere.

Configurare email (SMTP)

• Gmail: smtp.gmail.com, port 465, parola de aplicatie
• Outlook: smtp.office365.com, port 587
• Server propriu: completezi manual host, port, utilizator, parola

Modulul Ferme este destinat medicilor veterinari care deservesc si exploatatii de animale (bovine, ovine, porcine, pasari etc.). Se activeaza din Setari → Module cabinet.

Structura modulului

• Turme pe specie/categorie cu miscari efectiv (intrari, iesiri, nastere, mortalitate, vanzare, sacrificare)
• Animale individuale cu numar ureche si pasaport
• Vizite la ferma cu km parcursi, tarif si cost total calculat automat
• Planuri de vaccinare cu alerte la depasire
• Registrul de antibiotice — obligatoriu prin legislatie
• Perioade de asteptare carne/lapte vizibile pe Dashboard
• Medicamente veterinare cu stoc propriu (scadere automata la eliberarea retetei)
• Focare de boala cu evolutie: activ → in control → rezolvat
• Facturi ferma separate de facturile cabinetului

Registrul de antibiotice

Se inregistreaza: data administrarii, antibiotic si lot, cantitate, medic, numar reteta, diagnostic, doza, cale de administrare, durata tratament, zile perioada de asteptare (carne/lapte).

Facturi ferma

Separate de facturile cabinetului pentru animale de companie. Poti genera facturi care includ automat linii din: vizite, vaccinari, inregistrari antibiotice din perioada aleasa.

Rapoarte rapide (carduri)

• Incasari ultimele 30 de zile
• Facturi platite vs. neplatite
• Stocuri critice
• Programari si consultatii (30 zile)
• Tratamente preventive scadente (30 zile)
• Utilizatori activi (din jurnalul de audit)

Activitate pe utilizator

Tabel cu numarul de actiuni inregistrate per utilizator. Util pentru a verifica activitatea echipei.

BI Dashboard

Panou de analiza business cu metrici financiare agregate pe perioade.

Export SAGA

Export contabil in format compatibil cu software-ul de contabilitate SAGA. Selectezi perioada si generezi fisierul de import.

Statistici ferme (daca modulul e activ)

• Numar ferme active, animale individuale
• Facturi ferma neachitate
• Vaccinari restante, carantinare alimentara activa
• Productie ultimele 30 de zile (lapte, oua etc.)

Date cabinet

Informatii afisate pe facturi, PDF-uri si antet documente: Nume cabinet, medic, CUI/CIF, Reg. Com., Adresa, Telefon, WhatsApp, Email, Website, Facebook, Codul parafei medicale, IBAN.

Logo si parafa

Logo: PNG transparent, min. 200×200 px — afisata in header-ul PDF-urilor. Parafa: Imaginea stampilei medicale, aplicata automat pe retete si certificate.

Utilizatori si roluri

Creezi, editezi si dezactivezi conturi de utilizator. La creare, utilizatorul primeste o parola temporara pe care este obligat sa o schimbe la prima autentificare. Un utilizator dezactivat nu mai poate intra in aplicatie, dar datele raman intacte.

Servicii si tarife

Lista serviciilor cu pretul standard si cota TVA (consultatie, vaccinare, detartraj etc.). Apar in dropdown la crearea facturilor.

Email (SMTP)

• Gmail: smtp.gmail.com, port 465, parola de aplicatie (nu parola contului Google)
• Outlook: smtp.office365.com, port 587
• Server propriu: host, port, utilizator, parola

Facturare

• Serie factura — prefixul seriei (ex: LV)
• Numar urmator — incrementat automat
• Cota TVA implicita — 21% sau 19%
• Scutit de TVA — daca da, TVA nu apare pe facturi

Module cabinet

• Animale de companie (companion) — activat implicit, nu se poate dezactiva
• Ferme — activeaza tab-ul Ferme si functionalitatile asociate
• Ferme avansate — productie, focare, documente oficiale

AI — Groq (dictare vocala)

1. Creeaza cont pe console.groq.com
2. Genereaza un API key
3. Introdu key-ul in Setari → AI
4. Apasa Salveaza si testeaza

e-Factura (ANAF)

1. Obtii certificatul digital calificat de la un furnizor acreditat
2. Incarci fisierul .p12 sau .pfx
3. Introduci parola certificatului — stocata criptat local, netransmisa nicaieri

Jurnal de audit

Ultimele 20 de actiuni: autentificari, modificari, exporturi. Util pentru debugging si monitorizarea activitatii.

Protocoale preventive personalizate

Adaugi protocoale de vaccinare sau deparazitare specifice cabinetului tau. Apar in formularul de tratamente preventive alaturi de cele standard. Campuri per protocol: ID unic, denumire, note, zile pana la rappeluri.

Backup manual

Din Setari → Backup, apasa Creeaza backup acum. Se genereaza un fisier .zip cu baza de date si fisierele media (fotografii animale, atasamente). Salvat in %APPDATA%\VETIM\vetim\backups\.

Backup automat

Configureabil pentru creare zilnica automata. Statusul ultimului backup (data, dimensiune) este afisat in sectiunea Backup.

Restaurare

1. Opresti aplicatia
2. Inlocuiesti fisierul vet_database.db din %APPDATA%\VETIM\vetim\data\
3. Restaurezi dosarul media\ daca exista in backup
4. Repornesti aplicatia

Locatii importante pe disc

Ce	Unde
Baza de date	%APPDATA%\VETIM\vetim\data\vet_database.db
Fotografii si media	%APPDATA%\VETIM\vetim\media\
Atasamente	%APPDATA%\VETIM\vetim\attachments\
Backup-uri	%APPDATA%\VETIM\vetim\backups\
PDF-uri generate	Desktop

Am uitat codul de acces. Ce fac?

Contacteaza furnizorul software. Codul este stocat in baza de date — poate fi resetat direct in fisierul .db cu un instrument SQLite extern, dar necesita cunostinte tehnice.

Pot folosi aplicatia pe doua calculatoare?

Nu — aplicatia este single-PC prin design. Baza de date nu se sincronizeaza automat. Poti muta baza pe alt calculator copiind fisierul .db si configurand o cale personalizata din %APPDATA%\VETIM\db-config.json.

Am sters un client din greseala. Pot recupera datele?

Numai daca ai un backup anterior stergerii. Stergerea este permanenta si ireversibila. Activeaza backup-ul automat zilnic.

Factura a primit numarul gresit. Cum corectez?

Din Setari → Facturare modifici Numarul urmator la valoarea corecta. Facturile deja emise nu se renumeroteaza automat.

Nu apare tab-ul Ferme in sidebar.

Modulul trebuie activat din Setari → Module cabinet → Ferme. Necesita rol de administrator.

Dictarea vocala nu functioneaza.

Verifica: (1) API key-ul Groq este salvat si testat cu succes, (2) microfonul este permis in Windows (Setari → Confidentialitate → Microfon), (3) esti conectat la internet (transcrierea se face prin API-ul Groq).

PDF-urile se salveaza unde?

Direct pe Desktop, cu un nume descriptiv (ex: Consultatie_Rex_2026-05-31.pdf). Daca exista deja un fisier cu acelasi nume, aplicatia adauga automat un numar (2), (3) etc.

Aplicatia porneste dar afiseaza ecranul de activare.

Fisierul de licenta se afla in %APPDATA%\VETIM\vetim\license.json. Daca a fost sters sau corupt, contacteaza furnizorul pentru reactivare.

Sesiunea expira prea repede.

Timeout-ul de 30 de minute nu este configurabil din interfata. Orice actiune in aplicatie (click, tastare) reseteaza timerul.

Pot exporta toti pacientii intr-un Excel?

Nu exista export direct in Excel. Baza de date este SQLite — poti deschide fisierul .db cu DB Browser for SQLite si exporta tabelele manual.